Wszystko wyglądało poprawnie. Do momentu, gdy zadzwonił pierwszy mieszkaniec.
Urząd wysłał zbiorczą informację o dodatkach mieszkaniowych. Standardowa sprawa: szybciej, wygodniej, „żeby nie robić 60 osobnych wiadomości”.
Pracownik wpisał adresy do pola DW i kliknął „wyślij”.
Przez pierwsze minuty nic się nie działo. Potem telefon.
„Dlaczego inni widzą mój adres e-mail?”
Za chwilę kolejny: „Skąd sąsiedzi wiedzą, że składałem wniosek?”
I nagle zwykła wiadomość przestała być zwykłą wiadomością.
Problem nie polegał tylko na ujawnieniu adresów e-mail. W kontekście JST sama informacja o tym, kto otrzymał wiadomość w sprawie świadczenia, mogła już zdradzać sytuację życiową mieszkańca. A to oznacza ryzyko naruszenia RODO, utratę zaufania i konieczność żmudnego wyjaśniania incydentu.
Co gorsza, nikt nie działał w złej wierze. To był skrót myślowy, nie atak hakerski.
Jak temu zapobiec?
1. Wprowadzić prostą zasadę: korespondencja masowa tylko przez UDW lub dedykowane narzędzia.
2. Przećwiczyć z pracownikami realne scenariusze, nie tylko teorię.
3. Ograniczyć wysyłkę zbiorczą w przypadku tematów o charakterze poufnym.
4. Przygotować jasną procedurę reakcji na incydent.
5. Regularnie sprawdzać, czy codzienne nawyki nie tworzą ryzyka.
W JST to właśnie drobne „ułatwienia” najczęściej uruchamiają duże problemy.
Jeśli chcesz omówić takie przypadki w praktyce, zapraszamy na spotkania sprawozdawcze Grupy Format.
A jeśli wolisz porozmawiać o sytuacji w swojej jednostce, skontaktuj się z nami przez stronę internetową — link znajdziesz w komentarzu.
