Dział księgowości jednej ze spółek handlowych wdrożył obieg faktur oparty na adresach e-mail pracowników. Rozwiązanie było szybkie, wygodne i przez długi czas działało bez zarzutu. Problem pojawił się wtedy, gdy firma rozpoczęła przygotowania do KSeF i okazało się, że część uprawnień do odbioru i wystawiania faktur była przypisana „operacyjnie”, a nie formalnie.

Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda poprawnie: faktury są wystawiane, kontrahenci je otrzymują, zespół zna swoje obowiązki. Ryzyko pojawia się jednak w miejscu, które często bywa pomijane — przy nadawaniu, odbieraniu i dokumentowaniu uprawnień w systemie oraz przy wewnętrznej kontroli, kto faktycznie działa w imieniu firmy. W praktyce zdarza się, że były pracownik nadal ma dostęp do procesów fakturowania albo obecny pracownik wykonuje czynności bez odpowiedniego umocowania.

Konsekwencje to nie tylko chaos organizacyjny, ale też ryzyko błędów w obiegu dokumentów, problemów dowodowych i zakłóceń w rozliczeniach. W większych organizacjach może to oznaczać realne przestoje, szczególnie przy zmianach kadrowych lub audycie. 📄

Co warto zrobić? Przede wszystkim uporządkować model uprawnień do KSeF: określić role, formalnie nadać dostępy, wdrożyć procedurę ich odbierania oraz regularnie weryfikować, kto i na jakiej podstawie działa w systemie. Dobrą praktyką jest też połączenie tego procesu z onboardingiem, offboardingiem i kontrolą wewnętrzną.

KSeF to nie tylko technologia, ale również odpowiedzialność i porządek procesowy. Warto sprawdzić to wcześniej, zanim drobne uproszczenie stanie się kosztownym problemem. ✅