Ochrona danych osobowych jest obecnie jednym z najważniejszych zagadnień, zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dla jednostek administracyjnych. Wejście w życie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) w maju 2018 roku wprowadziło nowe przepisy dotyczące przechowywania danych osobowych. Jednym z kluczowych aspektów regulowanych przez RODO jest określenie okresu przechowywania danych osobowych w rejestrach. W artykule tym omówimy, jak długo można przechowywać dane osobowe zgodnie z przepisami RODO.
RODO wprowadza zasadę ograniczenia okresu przechowywania danych osobowych. Oznacza to, że dane osobowe nie powinny być przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do celów, dla których zostały zebrane i przetwarzane. Okres przechowywania może różnić się w zależności od kilku czynników, takich jak rodzaj danych osobowych, cel przetwarzania, wymagania prawne i branżowe oraz zgodność z innymi przepisami.

Zasady ogólne dotyczące przechowywania danych osobowych określone w RODO można podsumować w następujący sposób:
1. Cel i podstawy prawne: Administrator danych osobowych powinien jasno określić cel przetwarzania danych osobowych oraz odpowiednie podstawy prawne dla tego przetwarzania. Przechowywanie danych osobowych jest uzasadnione tylko wtedy, gdy istnieje podstawowy cel przetwarzania, takie jak wykonanie umowy, spełnienie obowiązku prawnego, ochrona żywotnych interesów osoby, czy też prawnie uzasadniony interes administratora.
2. Okres przechowywania: Administrator powinien ustalić i dokumentować okres przechowywania danych osobowych. W przypadku braku konkretnej ustawowej normy określającej okres przechowywania, administrator powinien wziąć pod uwagę kilka czynników, takich jak cel przetwarzania, przepisy branżowe, wymogi archiwizacyjne, przedawnienie roszczeń oraz inne okoliczności mające znaczenie dla danego kontekstu.
3. Usuwanie danych: Po upływie okresu przechowywania dane osobowe powinny zostać skutecznie usunięte lub zanonimizowane, chyba że istnieją inne prawne podstawy do ich dalszego przetwarzania, np. obowiązek przechowywania danych na potrzeby dochodzenia roszczeń.
4. Przechowywanie zgodne z innymi przepisami: Okres przechowywania danych osobowych musi być zgodny z innymi przepisami prawa, które mogą nakładać dodatkowe wymagania co do okresu przechowywania. Na przykład, jeśli dane są przechowywane w celach podatkowych lub rachunkowych, mogą obowiązywać odrębne przepisy regulujące przechowywanie takich dokumentów.

Ważne jest, aby administratorzy danych osobowych prowadzili dokładny audyt swoich procesów przetwarzania danych w celu ustalenia odpowiedniego okresu przechowywania danych osobowych. Powinni również regularnie monitorować zmieniające się przepisy prawne i branżowe, aby dostosować swoje procedury przechowywania danych do nowych wymagań.
Przestrzeganie zasad dotyczących okresu przechowywania danych osobowych jest istotne dla zapewnienia zgodności z przepisami RODO oraz dla ochrony prywatności i praw jednostek, których dane są przetwarzane. Zachowanie jasnych i przejrzystych procedur przechowywania danych osobowych pomaga minimalizować ryzyko naruszenia przepisów i potencjalnych konsekwencji prawnych, a jednocześnie buduje zaufanie klientów i partnerów biznesowych.